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コントロールが難しいことの一つに「自身の予定作成」があると思います。外的要因・内的要因と多くの障害が発生しやすいです。しかし、予定を崩す要因は、多くの場合、事前対策が可能です。ここでは、私が実際に行なっている予定作成の方法をご紹介します。
はじめに 予定を立てる期間
年間・半期の目標を達成するために毎月の目標があります。毎月の目標を達成するために日々の計画（予定）があります。
予定を立てる期間は1週間ごとに立てると効果的だと思います。（時期固定の仕事や会議・打ち合わせ等は除く）なぜなら、どんな仕事にせよ状況によって、優先順位が変わります。事前に1ヶ月の予定を立ててしまうと、それに縛られやすくなります。（状況が変わって、本当は変更する必要があるのに、一度立てた予定だから守らなくてはという気持ちになってしまう。）そのため、予定を立てる期間は、1週間に設定すると効果的だと思います。
予定作成の方法
まず、最初に自身のタスクを分類分けします。「緊急度と重要度で4つに分類分け」すると効果的です。やり方に関しては、こちらのブログで詳しく紹介されています。状況により変わっていくので、定期的に更新する仕組みを設けると効果的です。
続いて、作業時間の見積もりです。固定で決まっている打ち合わせや会議の時間はそのまま入れます。自身で行う作業時間は、ルーティンワークなどは、平均の作業時間を予定します。初めて実施する仕事や慣れていない作業は、これぐらいで終わるだろうの倍の時間を当てます。早く終われば予定を前倒しするだけなので、予測が難しい予定は、多めの時間を設定すると柔軟性がでます。作業時間を算出したら、一覧表にしておくと、後々、予定作成の時間が短縮されます。
次に、予定を作成します。予定管理は、スマートフォン等と同期できる、定番のGoogleカレンダーが使いやすいと思います。（社内のグループウェア等がある場合は除く）
予定を入れるときは、移動時間も考慮するとベストです。また、週1回程度、業務時間のどこかに調整時間（2時間程度）を設けると予定の調整が容易になります。
予定作成で考慮する内的要因
上記を踏まえた上で発生する内的要因は、主にメンタルの部分だと思います。予定しているタスクの「やる気が起きない」や「難しそうで手をつけるのが面倒くさい」等です。多くの書籍やブログで紹介されている方法ですが、「やったときの達成感やメリットを考える」「期限ギリギリの日にタスクを設定する」等です。特に期限があるものに関しては、あえてギリギリに設定すると強制力が発生するので、達成しやすいのでオススメです。以前、このブログで書いた記事、作業用BGM！集中力が高まりやすい定番のWebサービスを5個集めました。を聴きながら仕事をするのも効果的です。
まとめ 効果的な予定作成の方法
- 自身のタスクを分類分けする
- 作業時間を洗い出して、仕事の総量を把握する
- 1ヶ月分の予定を立てずに1週間ごとに予定を立てて、状況に応じて臨機応変に変更する
- 外的要因はあまり気にせずにしっかり自身のスケジュールを把握し、柔軟に対応できる仕組みを整える
上記を実践していれば、自身の予定をコントロールすることが容易になります。時間はかかりますが、一度試してみるのをオススメします。
終わりに
私が実際に行なっている予定作成の方法をご紹介しました。また、やくたつを運営する中で学んだことを、有益な情報にして発信できるように全力で努力します。最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。またのお越しをお待ちしています。
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